Lima Langkah Penting

Salam dan hai

Baru-baru ini ada kawan yang bertanya, macam mana nak mulakan langkah merancang untuk majlis perkahwinan dia tahun depan.

Macam mana pulak nak jawab ye soalan dia pasal pada saya, saya sendiri pun belum kahwin! lagipun tak semua apa yang saya aplikasi pada majlis abang saya, boleh untuk dirinya. Dia kan perempuan dan biasanya, perkahwinan belah perempuan lagi azab!

Tapi bagi memudahkan dia merancang, saya bagi dia 5 list ni. Saya kongsikan di sini juga. Tapi sila amik perhatian yang berikut adalah senarai peribadi saya dan mungkin tak berkesan pada orang lain.

1. Date
2. Budget
3. Tetamu
4. Vendors
5. Kertas Kerja


1. Perkara pertama adalah menetapkan tarikh majlis nikah dan sanding. Selepas kedua belah pihak sudah dapat persetujuan tarikh, baru la hal-hal lain boleh dimulakan.

2. Budget itu penting. Tulis semua kategori yang akan terlibat dalam majlis ni. Untuk majlis abang saya, saya buat belanjawan dalam excel bagi memudahkan pengiraan. Gambar di bawah ni adalah contoh worksheet. Saya buat dalam 7 kategori berbeza iaitu
a. Dekorasi dan katering
b. Barang Hantaran
c. Hal Pengantin (termasuk pakej butik, baju nikah, etc)
d. Kad jemputan
e. Rakaman (video dan OP)
f. Buah tangan (dewasa, kanak-kanak, VIP)
g. Rawak (belanja perjalanan dan 'tol' jika ada)

Kemudian dalam worksheet tu, saya buat jumlah anggaran vs. jumlah sebenar. Biasanya jumlah anggaran lebih daripada jumlah sebenar. Sekurangnya, jumlah anggaran adalah jumlah maksimum untuk perbelanjaan. Kemudian catatkan juga bayaran deposit jika ada.


3. Tetamu kami biasanya hanya kawan-kawan dan sedara mara ibuayah dan abang saya. Saya pun cuma menjemput kawan-kawan yang kenal abang saya sahaja. Daripada list tetamu ni, kita dapat agak berapa jumlah kad yang perlu ditempah. Walau ada sesetengah tetamu suka cara lebih formal dengan kad, tapi amik kira juga dengan tetamu yang tak mahu kad dan hanya mahu e-kad. Kira sekali tetamu yang akan dijemput berdasarkan satu kad tapi mungkin beberapa orang dari department itu yang akan datang.

4.Mencari vendors terbaik adalah tugas yang amat rumit. Kadang-kadang sampai takleh buat keputusan, kadang-kadang sampai tak de keputusan boleh diambil. Jadi rajin-rajin mencari dan yang penting, kena allign dengan budget kita. Kita boleh refer maklumat dari majalah, promosi dari mulut ke mulut, atau dari internet. Buat juga nota untuk tulis bila tarikh kita hantar kain nikah (sebagai contoh) dan bila tarikh janji siap. Bila tarikh fitting. Bila tarikh briefing dengan OP. etc etc.

5. Kertas kerja ni penting bukan sahaja untuk rujukan di hari-hari terakhir sebelum majlis, tapi bagi memudahkan vendor mana kita bekerja. Saya bagi salinan yang sama kepada OP dan Katerer, bagi memudahkan kerja mereka. Lagipun, untuk katerer, sebagai bahan bukti apa yang kita minta, telah mereka laksanakan. Untuk OP, sekurangnya dia tau kedudukan penanggah yang bertugas pasal saya bagitau, saya mahukan gambar penanggah juga.

Saya cadangkan, kertas kerja ni dibuat dari saat awal lagi bagi memudahkan pembetulan dan kemas kini. Dalam kertas kerja majlis abang saya, antara perkara penting yang saya letak:
a. Visual kedudukan di dalam dewan (meja beradap, pelamin, meja VIP, buffet, etc)
b. Visual kedudukan penanggah ( siapa bertugas di kedudukan mana)
c. Visual perjalanan majlis (pukul berapa rombonga tiba, kompang tiba, etc)
d. Visual tugas penanggah masa perarakan (tugas kompang, emcee, escort, etc)
e. Visual konvoi pengantin (contact number marshall konvoi, waktu bertolak, etc)
f. Butiran terperinci tugas penanggah

Gambar kat bawah ni, contoh untuk item a. visual kedudukan di dalam dewan.



Kalau sudah set up a, maka yang seterusnya, boleh guna slide yang sama dan masukkan nama-nama penanggah.

Kat bawah ni pulak, visual perjalanan majlis. Waktu yang tertera ni cuma anggaran waktu. Macam kes majlis abang saya, semua waktu ke laut. Pengantin sampai pun dalam 1 lebih. Jadi semua pun ke adjust semula. Tapi asasnya, ni la rancangan yang saya simpan.



Abang saya yang sulung suruh saya sediakan timelines dari sehari sebelum majlis kepada hari majlis. Jadi boleh tengok sapa PIC untuk tugasan2. Seperti contoh, siapakan yang bertanggungjawab untuk beli bunga hidup, untuk cacak papan tanda arah, buat bunga rampai, etc etc. Jadi dari situ, tau berapa lama masa yang diperlukan untuk selesaikan tugas.

Nampak cam rumit kan? Tapi untuk diri saya, kalau takde benda ni lagi rumit dan semuanya semak dalam kepala. Mungkin ini majlis pertama, maka tak satu pun lekat kat kepala. Lebih selesa untuk rujuk pada kertas kerja :P Malas nak ingat semua benda!!

Jadi saya harap, post ni kalau tak banyak, cukup la sedikit dapat membantu bakal pengantin.

4 November 2009